உள்ளடக்கம்

• படிகள்
• உதவிக்குறிப்புகள்
• எச்சரிக்கைகள்

நீங்கள் சேர்ந்த குழுவின் செயலாளராக நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருக்கிறீர்கள் அல்லது நியமிக்கப்பட்டுள்ளீர்கள். வாழ்த்துக்கள்! நிமிடங்களை பதிவு செய்வது, தயாரிப்பது மற்றும் வழங்குவது உங்களுக்குத் தெரியுமா? நீங்கள் சட்டமன்ற பைபிளைப் பின்பற்றுகிறீர்களானால் பரவாயில்லை புதுப்பிக்கப்பட்ட ராபர்ட் ஆர்டர் விதிகள் அல்லது குறைவான முறையான அமைப்புகளில் நிமிடங்களை எழுதுங்கள், பின்பற்ற வேண்டிய முக்கியமான முறைகள் இங்கே.

படிகள்

4 இன் பகுதி 1: முன் தயாரிப்பு

1. 

   உங்கள் நிறுவனத்தின் சந்திப்பு விதிகளை அறிந்து கொள்ளுங்கள். செயலாளர் முறையான நிமிடங்கள் செய்வார் என்று எதிர்பார்க்கப்பட்டால், குழு ராபர்ட்டின் விதிமுறைகளை பின்பற்றுகிறதா அல்லது வேறு சில உத்தியோகபூர்வ வழிகாட்டியைப் பின்பற்றுகிறதா என்று கேளுங்கள். மேலும் முறைசாரா அமைப்புகளில், நிமிடங்களில் என்ன சேர்க்கப்பட வேண்டும் அல்லது அவை எவ்வாறு பயன்படுத்தப்படுகின்றன என்று கேளுங்கள்.
   • முழுமையான புதுப்பிக்கப்பட்ட ஒழுங்கு விதிகளை நீங்கள் அறிந்து கொள்ள தேவையில்லை, ஆனால் ஒரு நகலைப் பெறுவது அல்லது கடன் வாங்குவது குறிப்பிட்ட கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்க உதவியாக இருக்கும்.
   • உங்கள் பங்கையும் அறிந்து கொள்ளுங்கள். சில நிமிட செயலாளர்கள் கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ளவில்லை, மற்றவர்கள் நிமிடங்கள் எடுத்து விவாதத்திற்கு பங்களிக்கிறார்கள். எது எப்படியிருந்தாலும், செயலாளர் மற்றொரு முக்கிய பங்கைக் கொண்ட ஒருவராக இருக்கக்கூடாது, அதாவது வசதியளிப்பவர் அல்லது ஜனாதிபதி.

2. 

   
   
   முதலில் ஒரு மாதிரியைத் தயாரிக்கவும். ஒவ்வொரு சந்திப்பின் நிமிடங்களும் சில தகவல்களை மீண்டும் செய்கின்றன, எனவே ஒரு வார்ப்புரு எளிதான குறிப்புக்கு ஒரு நிலையான வடிவமைப்பை உருவாக்கும். பின்வரும் தகவலுக்கான இடத்தையாவது சேர்க்கவும்:
   • அமைப்பின் பெயர்.
   • சந்திப்பு வகை: இது ஒரு வழக்கமான, வாராந்திர அல்லது வருடாந்திர கூட்டம், ஒரு சிறு குழு கூட்டம் அல்லது ஒரு சிறப்பு நோக்கக் கூட்டமா?
   • தேதி, நேரம் மற்றும் இடம். தொடக்க மற்றும் இறுதி நேரங்களுக்கு இடத்தை விடுங்கள் (திட்டமிட்டு ஒத்திவைக்கப்பட்டது).
   • கூட்டத்தின் தலைவர் அல்லது தலைவர் மற்றும் செயலாளரின் பெயர் (அல்லது மாற்று).
   • "பரிசுகள்" மற்றும் "இல்லாதது" பட்டியல். ஒரு கோரம் இருந்தால் (வாக்களிக்க போதுமான மக்கள்) இருந்தால் கவனிக்கவும்.
   • உங்கள் கையொப்பத்திற்கான இடம். நிமிடங்களுக்கு பொறுப்பான நபராக, நீங்கள் எப்போதும் உங்கள் வேலையில் கையெழுத்திடுவீர்கள், மேலும் உங்கள் நிறுவனத்தின் கொள்கையைப் பொறுத்து நிமிடங்களின் ஒப்புதலுக்குப் பிறகு கூடுதல் கையொப்பம் தேவைப்படலாம்.
   • ஒரு நிகழ்ச்சி நிரல், ஒன்று வழங்கப்பட்டால். கூட்டத்தின் தலைவர் அல்லது வசதி செய்பவர் ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கும்படி உங்களிடம் கேட்கவில்லை என்றால், கூட்டம் குறித்த உங்கள் குறிப்புகளை ஒழுங்கமைக்க உதவும் ஒன்று அவரிடம் இருக்க வேண்டும்.

3. 

   
   
   உங்களுடன் ஒரு நோட்புக் அல்லது நோட்புக் எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். உங்களுக்கு வசதியான ஒன்றைத் தேர்வுசெய்க. நீங்கள் அடிக்கடி நிமிடங்களை எழுதப் போகிறீர்கள் என்றால், அந்த நோக்கத்திற்காக ஒரு நோட்புக்கை ஒதுக்கி வைக்கவும் அல்லது உங்கள் கணினியில் ஒரு கோப்புறையை உருவாக்கவும்.
   • முந்தைய கூட்டத்தில் நீங்கள் நிமிடங்கள் எடுத்திருந்தால், அவை இன்னும் ஒப்புதலுக்காக சமர்ப்பிக்கப்படவில்லை என்றால், அவற்றை உங்களுடன் அழைத்துச் செல்லுங்கள்.
   • சில நிமிடங்கள் கழித்து டிரான்ஸ்கிரிப்டர் உங்களுக்கு உதவ முடியும் என்றாலும், இது குறிப்பு எடுப்பதற்கு மாற்றாக இல்லை. நீங்கள் கூட்டத்தை பதிவு செய்யப் போகிறீர்கள் என்றால், கலந்துகொண்ட அனைவரும் ஒப்புக்கொள்கிறார்களா என்று பாருங்கள், அதை வார்த்தையாக மொழிபெயர்க்கும் சோதனையை விட்டுவிடாதீர்கள்.
   • சுருக்கெழுத்தை கற்றுக்கொள்வது குறிப்பு எடுக்கும் செயல்முறையை துரிதப்படுத்தும், ஆனால் நிமிடங்களை உருவாக்க ஒவ்வொரு வார்த்தையையும் எழுத முடியாது. உண்மையில், நீங்கள் அவ்வாறு செய்வதைத் தவிர்க்க வேண்டும்.
   • கூட்டத்தின் போது குறிப்புகளை பகிரங்கமாக எடுக்கும்படி உங்களிடம் கேட்கப்பட்டால், ஒரு ப்ரொஜெக்டர் அல்லது விளக்கக்காட்சி ஈஸலைப் பயன்படுத்தி குறிப்புகளை மங்கலாக்காமல் வீட்டிற்கு எடுத்துச் செல்லுங்கள், எனவே நிமிடங்களில் நுழைய அவற்றைப் பயன்படுத்தலாம்.

4 இன் பகுதி 2: கூட்டம் பற்றிய குறிப்புகளை எடுத்துக்கொள்வது

1. 

   
   
   வருகை பட்டியலை ஒப்படைக்கவும். எல்லோரும் வந்தவுடன், ஒவ்வொரு நபருக்கும் அவர்களின் பெயர் மற்றும் தொடர்புத் தகவல்களை எழுத இடத்துடன் ஒரு துண்டு காகிதத்தை (அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட, பெரிய கூட்டங்களுக்கு) விநியோகிக்கவும். உங்கள் மாதிரியின் பரிசுப் பிரிவை நிரப்ப கூட்டத்திற்குப் பிறகு இந்த பட்டியலைப் பயன்படுத்தலாம் அல்லது அந்த பட்டியலை முழுமையான நிமிடங்களுடன் இணைக்கலாம்.
   • தற்போதுள்ள பலரை உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், ஒவ்வொருவரும் தங்களை அறிமுகப்படுத்திக் கொள்ளும்படி கேட்கும்போது இடங்களின் அட்டவணையை வரைந்து அதை நிரப்பவும். ஒரு குறிப்பை உருவாக்கும் போது அதை எளிமையாக வைத்திருங்கள், இதன்மூலம் நீங்கள் பொருத்தமான நேரத்தில் பெயரால் மக்களை அழைக்கலாம், இது கீழே விவாதிக்கப்படும்.

2. 

   உங்களால் முடிந்தவரை உங்கள் டெம்ப்ளேட்டை நிரப்பவும். கூட்டம் தொடங்குவதற்கு நீங்கள் காத்திருக்கும்போது, ​​அமைப்பின் பெயர், கூட்டத்தின் தேதி மற்றும் இடம் மற்றும் வகையை (எ.கா. வாராந்திர, சிறப்புக் குழு கூட்டம் போன்றவை) எழுதுங்கள். இது தொடங்கும் போது, ​​தொடக்க நேரத்தை பதிவு செய்யுங்கள்.
   • உங்களிடம் ஒரு டெம்ப்ளேட் இல்லையென்றால், உங்கள் குறிப்புகளின் மேலே அந்த தகவலைப் பதிவுசெய்க.
   • கூட்டம் ஒரு சிறப்பு நோக்கத்திற்காக அல்லது ஒரு சிறப்பு நேரத்தில் அழைக்கப்பட்டிருந்தால், உறுப்பினர்களுக்கு அறிவிக்க அனுப்பப்பட்ட குறிப்பைச் சேமித்து, அவற்றை படியெடுத்த சில நிமிடங்களில் இணைக்கவும்.

3. 

   முதல் இயக்கத்தின் முடிவை எழுதுங்கள். பெரும்பாலான முறையான கூட்டங்கள் ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை ஏற்றுக்கொள்வதற்கான ஒரு தீர்மானத்துடன் தொடங்கும், எனவே இந்த நடவடிக்கை இந்த நடைமுறையை ஒரு உதாரணமாகப் பயன்படுத்தும். கூட்டம் வேறு இயக்கத்துடன் தொடங்கினால், அது தொடர்பான அனைத்து தகவல்களையும் எழுதுங்கள்:
   • இயக்கம் வழக்கமாக "நான் முன்மொழிகிறேன்" என்று தொடங்கி உச்சரிக்கப்படுகிறது. வழக்கமாக "இந்த நிகழ்ச்சி நிரலை ஏற்றுக்கொள்ள நான் முன்மொழிகிறேன்".
   • முன்மொழிந்தவரின் பெயர் (இயக்கத்தை முன்மொழிந்த நபர்).
   • வாக்களிப்பின் முடிவு. இது நேர்மறையாக இருந்தால், "இயக்கம் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டது" என்று எழுதுங்கள். இல்லையெனில், "இயக்கம் நிராகரிக்கப்பட்டது" என்று எழுதுங்கள்.
   • நீங்கள் அவற்றை சரியாக எழுத முடியாவிட்டால் நீண்ட இயக்கங்களை எழுத்துப்பூர்வமாக அனுப்புமாறு கேட்கலாம். இந்த சிக்கல் அடிக்கடி ஏற்பட்டால், ஒரு குறிப்பிட்ட எண்ணிக்கையிலான சொற்களைக் கொண்ட இயக்கங்களுக்கு இந்தக் கொள்கையை அதிகாரப்பூர்வமாக்க முடியுமா என்று கூட்டங்களுக்கு இடையில் கேளுங்கள்.
   • நீங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கியிருந்தால், நீங்கள் அந்த இயக்கத்தின் ஆதரவாளராகவும், நிமிடங்களின் செயலாளராகவும் இருக்கலாம். நீங்கள் குறிக்கோளாக இருக்கும் வரை, உங்கள் சொந்த செயல்களைப் பதிவு செய்வதில் எந்தப் பிரச்சினையும் இல்லை.

4. 

   கூட்டத்தின் போது வரும் வேறு எந்த இயக்கங்களையும் எழுதுங்கள். எல்லா விவாதங்களையும் கவனமாகக் கேளுங்கள், இருப்பினும், அறிவுறுத்தப்படாவிட்டால், அவற்றைப் பதிவு செய்ய வேண்டாம். ஒரு புதிய இயக்கம் செய்யப்படும்போது, ​​தொடர்புடைய தகவல்களை எழுதுங்கள்.
   • ஒவ்வொரு இயக்கத்திலும் அதன் சரியான சொற்கள், முன்மொழிந்தவரின் பெயர் மற்றும் வாக்களிப்பின் முடிவு ஆகியவை இருக்க வேண்டும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
   • வாக்களிக்க முன் சில இயக்கங்களை ஆதரிக்க வேண்டும். "நான் இயக்கத்தை ஆதரிக்கிறேன்" அல்லது அதுபோன்ற ஒன்றை யாராவது சொன்னால், அந்த நபரின் பெயரை ஒரு ஆதரவாளராக எழுதுங்கள்.
   • உங்களுக்கு ஆதரவாளரின் பெயர் தெரியாவிட்டால் அல்லது மீண்டும் மீண்டும் இயக்கம் தேவைப்பட்டால், கேட்க கூட்டத்தை பணிவுடன் குறுக்கிடவும். ஒரு சிறிய குறுக்கீட்டிற்கு உத்தரவாதம் அளிக்க போதுமான தகவல்களை சரியாக எழுதுவது முக்கியம்.
   • ஒரு இயக்கம் ஒரு திருத்தத்தைப் பெற்றால், உங்கள் குறிப்புகளில் இயக்கத்தின் சொற்களை மாற்றவும். ஒரு திருத்தம் நிகழ்ந்துள்ளது என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டிய அவசியமில்லை, அது சர்ச்சைக்குரியது மற்றும் அதிக விவாதத்தைத் தூண்டுகிறது.

5. 

   அறிக்கைகளைக் கேட்டு அவற்றின் நகல்களைப் பெறுங்கள். ஒரு அறிக்கை, செய்தி அல்லது இது போன்றவற்றை உரக்கப் படிக்கும்போதெல்லாம், ஆவணத்தின் பெயரையும், யார் அதைப் படிக்கிறார்கள் அல்லது அதை உருவாக்கிய துணைக்குழுவையும் குறிக்கவும். ஒரு இயக்கம் வாசிப்பைப் பின்தொடர்ந்தால், நீங்கள் வேறு எதையும் போலவே அதைப் பதிவுசெய்க.
   • கூட்டத்தின் முடிவில் ஒரு நகலைப் பெறுவது மிகவும் நடைமுறைக்குரியது. பின்னர் ஒரு நகலை வாசகர் அல்லது சந்திப்புத் தலைவரிடம் கேட்க ஒரு குறிப்பை உருவாக்கி, அந்த நகலை படியெடுத்த நிமிடங்களில் இணைக்கவும்.
   • பிரதிகள் எதுவும் கிடைக்கவில்லை என்றால், அசல் ஆவணம் எங்கு வைக்கப்பட்டுள்ளது என்பதைக் கவனியுங்கள். கூட்டத்திற்குப் பிறகு நீங்கள் இந்த தகவலைக் கேட்க வேண்டியிருக்கலாம்.
   • ஒரு உறுப்பினர் ஒரு ஆவணத்தைப் படிப்பதற்குப் பதிலாக வாய்வழி அறிக்கையை அளித்தால், விரிவாகச் செல்லாமல் அல்லது பேச்சாளரை உண்மையில் மேற்கோள் காட்டாமல் அறிக்கையின் சுருக்கமான மற்றும் புறநிலை சுருக்கத்தை எழுதுங்கள்.

6. 

   எடுக்கப்பட்ட அல்லது கொடியிடப்பட்ட செயல்களைப் பதிவுசெய்க. கடைசி கூட்டத்தில் ஒதுக்கப்பட்ட பணிகளைச் சரிபார்ப்பது மற்றும் புதிய செயல்கள் இதில் அடங்கும். கடிதம் எழுத யாராவது தங்கியிருந்தார்களா? நபரின் பெயர் மற்றும் வழிமுறைகளை எழுதுங்கள்.
   • கூட்டத்தின் சம்பிரதாயத்தைப் பொறுத்து, இந்த நடவடிக்கைகள் பல "இயக்கங்கள்" வகைப்பாட்டின் கீழ் வரக்கூடும். குறைவான முறையான கூட்டங்களில், தெளிவாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட முடிவுகளுக்காக உங்கள் காதுகளைத் திறந்து வைத்திருப்பது அவசியமாக இருக்கலாம்.
   • ஒரு முடிவு கொடுக்கப்பட்டால், ஒரு முடிவின் காரணத்தை சுருக்கமாகக் குறிப்பிடவும்.

7. 

   ஒழுங்கு மற்றும் முடிவுகளின் அனைத்து புள்ளிகளையும் பதிவு செய்யுங்கள். ஒரு நடைமுறைக்கு ஆட்சேபனை தெரிவிக்கும்போதெல்லாம், முழுமையான ஆட்சேபனையையும் அதன் அடிப்படையையும், ஜனாதிபதியால் எடுக்கப்பட்ட முழு முடிவையும் எழுதுங்கள்.
   • ராபர்ட்டின் ஒழுங்கு விதிகள், நிறுவனக் கொள்கைகள் அல்லது நிறுவனத்தின் நெறிமுறை குறித்த எந்த குறிப்புகளையும் சேர்க்கவும்.

8. 

   கோரப்பட்டால் மட்டுமே விவாதங்களின் சுருக்கங்களை எழுதுங்கள். அதிகாரப்பூர்வமாக, நிமிடங்கள் என்ன என்பதை பதிவு செய்கின்றன முடிந்தது, என்ன இல்லை கூறினார்இருப்பினும், நிறுவனம் உங்களிடம் கேட்கும் எந்தவொரு குறிப்பிட்ட கோரிக்கைகளையும் நிறைவேற்றவும்.
   • விவாதங்களைப் பதிவுசெய்யும்போது, ​​முடிந்தவரை குறிக்கோளாக இருங்கள். குறிப்பிட்ட புள்ளிகளைச் சேர்க்கவும், கருத்துகள் அல்ல, பெயரடைகள் மற்றும் வினையுரிச்சொற்களின் பயன்பாட்டைக் குறைக்கவும். உலர்ந்த, உண்மை மற்றும் கடினமான வழியில் எழுதுவதே உங்கள் குறிக்கோள்!
   • கலந்துரையாடல் சுருக்கத்தின் போது மக்களுக்கு பெயர்களைக் கொடுக்க வேண்டாம். உங்களை புண்படுத்தக்கூடிய சூடான விவாதங்களில் இதைச் செய்யாமல் இருப்பது மிகவும் முக்கியம்.

9. 

   கூட்டத்தின் முடிவில் முனைகளைக் கட்டுங்கள். அது முடிந்த நேரத்தை எழுதி, அறிக்கைகளின் நகல்களைப் பெற நினைவில் கொள்ளுங்கள் அல்லது அவற்றை உங்களுக்கு அனுப்ப யாரையாவது நினைவூட்டுங்கள்.
   • எதையும் காணவில்லை அல்லது தெளிவுபடுத்த வேண்டுமா என்று உங்கள் குறிப்புகளைப் பாருங்கள். நீங்கள் ஒருவரிடம் ஏதாவது கேட்க வேண்டும் என்றால், அந்த நபர் வெளியேறுவதற்கு முன்பு அதைச் செய்யுங்கள்.

4 இன் பகுதி 3: நிமிடங்களை படியெடுத்தல்

1. 

   உங்களால் முடிந்தவரை இந்த செயல்முறையைத் தொடங்குங்கள். கூட்டங்கள் முடிந்த உடனேயே அதிகாரப்பூர்வ நிமிடங்களை படியெடுப்பது சிறந்தது, நிகழ்வுகள் உங்கள் மனதில் இன்னும் புதியதாக இருக்கும்.

2. 

   கூட்டத்திற்கான குறிப்புகளைத் தட்டச்சு செய்ய கணினியைப் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் ஒரு நோட்புக்கைப் பயன்படுத்தியிருந்தால் இதை ஏற்கனவே செய்திருக்கலாம். உங்கள் குறிப்புகளைச் சேமித்து, நிமிடங்களுக்கு ஒரு புதிய ஆவணத்தைத் தொடங்கவும், எனவே நீங்கள் இரண்டு விஷயங்களையும் அருகருகே ஒப்பிடலாம்.

3. 

   உங்கள் குறிப்புகளை ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட பத்திகளில் வடிவமைக்கவும். ஒவ்வொரு புதிய இயக்கம், முடிவு அல்லது ஒழுங்கு புள்ளி அதன் சொந்த பத்தியில் இருக்க வேண்டும். அவற்றை வடிவமைக்கும்போது, ​​இதை உறுதிப்படுத்தவும்:
   • சரியான எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கணத்தைப் பயன்படுத்தினீர்கள். உங்களுக்கு தேவைப்பட்டால் எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பைப் பயன்படுத்தவும்.
   • அதே பதட்டத்தை உரை முழுவதும் பயன்படுத்தினார். சரியான கடந்த காலத்தை அல்லது நிகழ்காலத்தைப் பயன்படுத்துங்கள், ஆனால் அவற்றை ஒரே ஆவணத்தில் மாற்ற வேண்டாம்.
   • இது முடிந்தவரை புறநிலையாக இருந்தது. எல்லோரும் பயன்படுத்தக்கூடிய ஒரு புறநிலை பதிவை உருவாக்க நீங்கள் விரும்புவதால், உங்கள் கருத்து நிமிடங்களில் தோன்றக்கூடாது.
   • அவர் எளிய மற்றும் துல்லியமான மொழியைப் பயன்படுத்தினார். எந்த தெளிவற்ற மொழியும் துல்லியமான சொற்களால் மாற்றப்பட வேண்டும், மேலும் அலங்கரிக்கப்பட்ட விளக்கங்கள் அகற்றப்பட வேண்டும்.
   • அதில் விவாதங்கள் அல்ல, எடுக்கப்பட்ட நடவடிக்கைகள் மட்டுமே அடங்கும். விவாதங்களை எழுதும்படி உங்களிடம் கேட்கப்படாவிட்டால், இருந்தவற்றில் கவனம் செலுத்துங்கள் முடிந்தது, என்ன இல்லை கூறினார்.
   • எளிதான குறிப்புக்காக அவர் பக்கங்களை எண்ணினார்.

4. 

   நிமிடங்களின் வரைவை உறுப்பினர்களுக்கு விநியோகிக்கவும். வருகைத் தாளில் உள்ள தொடர்புத் தகவலைப் பயன்படுத்தி ஒவ்வொருவருக்கும் ஒரு நகலை அனுப்பவும். உங்களிடம் இந்த தகவல் இல்லையென்றால், கூட்டத் தலைவர் உங்களை தொடர்பு கொள்ள முடியும்.

5. 

   நிமிடங்களின் ஒப்புதலைப் பெறுங்கள். அடுத்த கூட்டத்தில் அதை உரக்கப் படித்து ஒப்புதலுக்கு அனுப்புமாறு உங்களிடம் கேட்கப்படலாம். இயக்கம் கடந்துவிட்டால், அதை எழுதுங்கள்.
   • ஏற்றுக்கொள்ளப்படுவதற்கு முன்பு நிமிடங்கள் சரி செய்யப்பட்டால், ஆவணத்தில் மாற்றங்களைச் செய்து, குறிப்பிட்ட திருத்தங்களை விவரிக்காமல் நிமிடங்கள் சரி செய்யப்பட்டன என்பதைக் குறிக்கவும்.
   • அவை அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிமிடங்களை சரிசெய்ய ஒரு இயக்கம் செய்யப்பட்டால், அந்த இயக்கத்தின் சரியான சொற்களை தொடர்புடைய நிமிடங்களில் சேர்க்கவும், அது அங்கீகரிக்கப்பட்டதா இல்லையா என்பதை சேர்க்கவும்.

4 இன் பகுதி 4: சந்திப்பு நிமிடங்களின் வார்ப்புருவைப் பயன்படுத்துதல்

1. 

   சந்திப்பு வார்ப்புரு தளத்திற்குச் செல்லவும். இந்த முன் தயாரிக்கப்பட்ட வார்ப்புருக்கள் நிமிடங்களை ஒழுங்கமைப்பதற்கான நேரத்தை மிச்சப்படுத்தும் மற்றும் பிழைகளைத் தடுக்க உதவும்.

2. 

   ஒவ்வொரு தளத்தையும் பார்த்து நேரத்தை செலவிடுங்கள். அவற்றின் தேடல் அம்சங்களைப் பயன்படுத்தி, உங்களுக்காக சிறந்த ஒன்றைக் கண்டுபிடிக்க விருப்பங்கள் வழியாக செல்லுங்கள்.
   • உங்களுக்கு பொது அல்லது தரநிலை போன்ற ஒரு குறிப்பிட்ட மாதிரி தேவைப்பட்டால், உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகளுக்கு வலைத்தளங்களைத் தேடி, பொருத்தமான பொத்தான்களைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் மாதிரிகளைப் பதிவிறக்கவும். எளிதாகக் கண்டுபிடிக்கக்கூடிய இடத்தில் அவற்றைச் சேமிக்கவும், எனவே நீங்கள் அவற்றை இழக்க வேண்டாம்.

3. 

   கோப்பைத் திறக்கவும். பதிவிறக்கிய பிறகு, அதை அவிழ்த்து மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட் அல்லது எக்செல் இல் திறக்கவும். தரத்தையும் பயன்பாட்டின் எளிமையையும் மேம்படுத்த, மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டின் சமீபத்திய பதிப்பைப் பயன்படுத்துங்கள், ஏனெனில் அதைப் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்திருப்பது விஷயங்களை எளிதாக்கும் மற்றும் புதிய அம்சங்களைப் பயன்படுத்த உங்களை அனுமதிக்கும்.

4. 

   தலைப்பில் உங்கள் நிறுவனத்தின் லோகோ மற்றும் பதிப்புரிமை சேர்க்கவும். மாதிரி லோகோவை நீக்கு, ஆனால் முதலில் நீங்கள் மாதிரியைப் பெற்ற பயன்பாட்டு விதிமுறைகளைப் படிக்காமல். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, சட்ட சிக்கல்கள் தேவையில்லை, இல்லையா?

5. 

   தலைப்பை மாற்றவும். தலைப்பு பகுதியில், "சந்திப்பு / குழு" என்ற சொற்களை முன்னிலைப்படுத்தி, உங்கள் நிமிடங்களின் தலைப்பை எழுதுங்கள்.

6. 

   கருப்பொருளை மாற்றவும் (விரும்பினால்). உங்கள் நிமிட மாதிரியை மிகவும் அழகாகவும், தொழில்முறை ரீதியாகவும் மாற்ற, வண்ணங்களை மாற்றுவது அல்லது ஆயத்த தீம் ஒன்றைத் தேர்வுசெய்க. இது எளிதானது: "பக்க தளவமைப்பு" தாவலைக் கண்டுபிடித்து அதை "வண்ணங்கள் மற்றும் கருப்பொருள்கள்" பிரிவுக்குப் பின்தொடரவும். அங்கு, உங்கள் மாதிரியின் தோற்றத்தைத் தனிப்பயனாக்கலாம் மற்றும் உங்கள் நிறுவனத்தின் லோகோவின் வண்ணங்களுடன் பொருந்தலாம்.

7. 

   வார்ப்புருவின் பிரிவுகளுக்கு பெயரிடுக. மாதிரி முழுவதும் பல புல பெயர்கள் இருக்க வேண்டும். உங்களுக்கு அதிகமாகவோ அல்லது குறைவாகவோ தேவைப்படலாம், அல்லது பிரிவுகள் எவ்வாறு பெயரிடப்படுகின்றன என்பது உங்களுக்கு இன்னும் பிடிக்கவில்லை. உங்கள் சந்திப்பு தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்ய அவற்றைத் தனிப்பயனாக்கவும்.

8. 

   உங்கள் நோட்புக்கில் வார்ப்புருவைச் சேமிக்கவும், அதை நீங்கள் கூட்டங்களுக்கு எடுத்துச் சென்று நிமிடங்களைத் தொடங்கலாம். நீங்கள் தொடர்ந்து மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸைப் பயன்படுத்தினால், விஷயங்கள் விரைவாகவும் எளிதாகவும் இருக்கும், மேலும் கூட்டத்தை முன்பை விட இன்னும் ஒழுங்காகவும் துல்லியமாகவும் பின்பற்றலாம். மாற்றாக, உங்கள் டெம்ப்ளேட்டை கையால் எழுத அச்சிடலாம், ஆனால் புலங்களின் உயரங்களை வைத்துக் கொள்ளுங்கள், இதனால் உங்களுக்கு தேவையான தகவல்களை வைக்கலாம்.

9. 

   உங்கள் மாதிரியை மதிப்பாய்வு செய்யவும். வாழ்த்துக்கள்! உங்கள் சந்திப்பு நிமிட டெம்ப்ளேட் முடிந்தது. கூட்டங்களின் போது உங்கள் உற்பத்தித்திறன் மற்றும் துல்லியம் அதிவேகமாக உயரும் என்று எதிர்பார்க்கப்படுகிறது, இப்போது உங்களுக்கு வழிகாட்டவும் உங்கள் எண்ணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும் உங்களுக்கு ஒரு மாதிரி உள்ளது. எந்தவொரு திட்டத்தையும் போலவே, ஏதாவது காணவில்லை அல்லது குழப்பமாக இருக்கிறதா என்று விவரங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும். எல்லாம் ஒழுங்காக இருப்பதை நீங்கள் உறுதிசெய்தவுடன், நீங்கள் உங்கள் மாதிரியை முடித்துவிட்டு அடுத்த கூட்டங்களுக்கு தயாராக இருப்பீர்கள்.

உதவிக்குறிப்புகள்

• கூட்டங்கள் முடிந்த உடனேயே நிமிடங்களை உள்ளிடவும், ஏனெனில் நிகழ்வுகள் இன்னும் புதியதாக இருக்கும்போது அவற்றை வைத்திருப்பது நல்லது. கூட்டம் முடிந்ததும் பங்கேற்பாளர்கள் தாங்கள் எடுக்க வேண்டிய செயல்களின் நகலைப் பெறுவதும் முக்கியம்.
• கூட்டத் தலைவரிடம் உங்களால் முடிந்தவரை நெருக்கமாக உட்கார்ந்து கொள்ளுங்கள், இதன்மூலம் நீங்கள் எல்லாவற்றையும் கேட்கலாம் மற்றும் குரல் எழுப்பாமல் தெளிவுபடுத்தலாம்.
• கோப்பில் உள்ள நிமிடங்களை பாதுகாப்பான இடத்தில் வைக்கவும்.
• நபர்களை அவர்களின் இடங்களை பதிவு செய்ய வேண்டியதில்லை என்பதற்காக அவர்களின் இயக்கங்களை எழுதச் சொல்லுங்கள்.
• எந்த நேரத்திலும் குறுக்கிட்டு தெளிவுபடுத்த பயப்பட வேண்டாம்.
• நிமிடங்கள் மிகவும் முக்கியம்: அவை வைக்கப்பட்டு பல ஆண்டுகளுக்குப் பிறகு பயன்படுத்தப்படலாம். சிக்கல் சட்டப்பூர்வமானது என்றால், எடுத்துக்காட்டாக, ஒருவரின் நற்பெயர் நிமிடங்களைப் பொறுத்தது.
• இன் சில பகுதிகளைப் படியுங்கள் புதுப்பிக்கப்பட்ட ராபர்ட் ஆர்டர் விதிகள், குறிப்பாக ஒரு செயலாளராக இருப்பதைப் பற்றி பேசும் பிரிவு.
• விஷயங்கள் நடக்கும்போது அவற்றை எழுதுங்கள். ஒரே தலைப்பு இரண்டு முறை வந்தால், அதை ஒன்றாக தொகுக்க வேண்டாம்.

எச்சரிக்கைகள்

• நிமிடங்களில் அதிக விவரங்களை வைக்க வேண்டாம். விவாதங்களைப் பதிவு செய்யும்படி உங்களிடம் கேட்கப்பட்டாலும், அவற்றை முடிந்தவரை சுருக்கமாகவும் குறிக்கோளாகவும் வைத்திருங்கள். எழும் முக்கிய புள்ளிகளை மட்டுமே புகாரளிக்க உங்களை கட்டுப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், அல்லது நீங்கள் அதிகமாகி ஆவணங்களை தேவையற்ற விவரங்களுடன் நிரப்புவீர்கள்.
• நிமிடங்களுக்கு பொறுப்பான நபரின் தனிப்பட்ட விளக்கங்கள் மற்றும் உணர்வுகள் பதிவுகளில் நுழையக்கூடாது.
• கூட்டத்தின் ஒரு பகுதி ரகசியமாக இருந்தால், இல்லை தெரிவிக்க. அதற்கு பதிலாக, "விவாதம் ரகசியமானது என்று வாரியம் தெரிவித்துள்ளது, எனவே அது பதிவு செய்யப்படவில்லை" என்று எழுதுங்கள்.
• ஒரு வழக்கறிஞருக்கும் உங்கள் வாடிக்கையாளருக்கும் இடையிலான சந்திப்பு போன்ற ரகசிய விவாதத்தை பதிவு செய்யும்படி உங்களிடம் கேட்கப்பட்டால், ஒரு நிமிடத்தில் அவ்வாறு செய்யுங்கள் பிரிக்கப்பட்ட பொது சந்திப்பு நிமிடங்களிலிருந்து அதை விலக்கி வைக்கவும். அதை ரகசியமாகக் குறிக்கவும், யாருக்கு அணுகலாம் என்பதை தெளிவுபடுத்தவும்.